Aby postanowienia RODO zostały poprawnie zaimplementowane w firmie, najlepiej postępować według poniższego schematu starając się być szczegółowym i uczciwym wobec własnej firmy i jej zasobów. Należy opierać się na faktycznych informacjach i wystrzegać wyciągania przypuszczeń niepopartych rzetelnymi informacjami. Droga na skróty spowoduje tylko stratę czasu a cały proces będzie trzeba powtórzyć ponownie.
1. Zidentyfikuj procesy przetwarzania danych osobowych w twojej firmie
Proces przetwarzania danych osobowych będą to czynności, jakie wykonuje przedsiębiorca (lub inny podmiot przetwarzający dane) w pozyskiwaniu i przetwarzaniu danych osobowych aż do ich usunięcia bez względu na to czy jest to wola wewnętrzna firmy, czy też żądanie właściciela danych osobowych (czyli twoje drogi kliencie). Jako szef firmy, kierownik czy osoba wyznaczona przez administratora do przetwarzania danych, postaraj się zidentyfikować całą tą ścieżkę i scharakteryzować każdy jej punkt. Opisz wszystko w sposób jasny i przejrzysty w najdrobniejszych detalach.
Jeśli prowadzisz sklep internetowy, wspomnianą ścieżką będzie proces zakupu produktu oraz jego dostarczenie klientowi. Zdarza się, że sklep oferuje również inne usługi, które również powinny zostać wyszczególnione jako osobne procesy i dokładnie opisane. Sklep może prowadzić serwis naprawczy, usługi związane z handlem materiałami cyfrowymi, wypożyczalnie. W każdej z tych kategorii będą pozyskiwane dane wrażliwe (osobowe) ale niekoniecznie w takiej samej ilości.
Należy również zidentyfikować wszystkie podmioty, którym powierza się dane klientów. Będą to przykładowo administratorzy / właściciele firm hostingowych, którzy mają dostęp do kont swoich klientów i widzą np. listę skrzynek mailowych lub poszczególne rekordy bazy danych zapełnione danymi osobowymi jakie są wymagane do założenia konta na sklepie internetowym. Księgowość będzie równie częściej spotykanym procesem powierzenia danych. Małe firmy zazwyczaj zlecają obsługę podatkowo innym podmiotom specjalizującą się w tym zakresie.
2. Zweryfikuj parametry procesów przetwarzania danych osobowych
Bardzo ważne jest abyś pamiętał, że zgody na przetwarzanie danych zebrane przed wejściem w życie RODO tj. 25 maj 2018 r. były zbierane na