Nie będzie to niczym odkrywczym jeśli powiem, że dzisiejszy świat dosłownie pływa w danych. I to różnego rodzaju i różnej ważności, począwszy od listy filmów i książek jakie zgromadził nastolatek na swoim laptopie, poprzez dane osobowe klientów sklepu internetowego.

Wykonywanie kopii zapasowych danych, w tym całych systemów operacyjnych wraz z zawartością, na pewno nas kiedyś uratuje i pozwoli na zapewnienie ciągłości pracy przedsiębiorstwa. Kopie zapasową należy traktować jako zabezpieczenie w przypadku utraty, kradzieży, zgubienia i zainfekowania danych.

 

Koszt utraty danych

Aby prawidłowo ocenić koszt utraty danych należy w pierwszej kolejności zastanowić się nad tym jakiego typu dane są przetwarzane w naszej firmie. Czasy, w których operacje księgowe przetwarzało się na kartce papierowej i za pomocą liczydła, dawno już odeszły w niepamięć i są jedynie anegdotą starych czasów. To że dzisiaj do wysłania listu (listu e-mail) używamy komputera i sieci internet możemy nazwać dużym postępem ale jak każdy postęp, niesie on ze sobą nowe korzyści i nowe zagrożenia. Utrata danych nie oznacza jedynie utraty konkretnego pliku lub katalogów. To dużo więcej. A co to takiego? No cóż …

 

Klienci

Klienci firmy, a w zasadzie ich dane pośrednie i bezpośrednie, są przechowywane w firmie pod postacią jedynek i zer; czyli są w komputerze. Pomyślcie co by się stało gdyby w waszej firmie dyski z danymi klientów uległy awarii i konieczne byłoby ich przywrócenie z kopii zapasowej. Mając kopie danych przestój trwałby zaledwie czas konieczny do wgraniach nowych danych na miejsce starych. Niestety, jeśli kopie danych nie były robione i nie można pozyskać ich starszej wersji, to firma popada w nie lada problem. Jak bowiem klient, który utracił swoje dane w twojej firmie, będzie postrzegał twój profesjonalizm w przyszłości? Czy ty jako klient zaufałbyś takiej firmie ponownie? Jest niewielkie prawdopodobieństwo, że klient wraca i ponownie powierza firmie informacje. Oczywiście zależy to też jakiego typu są to dane. Im ważniejsze są dla klienta przechowywane u ciebie dane tym gorzej on zniesie informację o ich utracie. Tak więc jeśli chodzi o klienta to możemy stracić jego zaufanie oraz może on być nośnikiem niepochlebnej dla naszej firmy reklamy braku kompetencji naszych pracowników. Nie polecam, bo na odbudowę zaufania wyłożymy dużo pieniędzy i poświęcimy jeszcze więcej czasu.

 

Zamówienia w e-sklepie

Co sprzedają sklepy internetowe możemy wymieniać bez końca. Ważna w tym przypadku jest cena produktu i usługi, która może wahać się nawet do kwot z dużą ilością zer. Jak napisałem wcześniej, wszystko zależy co sprzedajemy i ile tego sprzedajemy.

W specjalistycznych sklepach wysyłkowych, które sprzedają dziesiątki produktów lub mają dzienne obroty rzędu kilkunastu / kilkudziesięciu tysięcy złotych, backupy powinny być robione nawet kilka razy dziennie. Dlaczego? Otóż, sklep realizuje zamówienia z dnia poprzedniego do konkretnej godziny np.: do 14 / 16 lub nawet wcześniej, aby wyrobić się z wysyłką zamówień zebranych dnia poprzedniego. W przypadku awarii (jakiejkolwiek), która spowoduje utratę danych, niemożliwe będzie zrealizowanie zamówień z dnia bieżącego i poprzedzającego. Nie mówiąc o przestoju, i czasie potrzebnym na naprawę sklepu.

Zazwyczaj nie jest konieczne tworzenie pełnych kopii wszystkich plików. Można się ograniczyć do tworzenia kopii jedynie baz danych, w których przechowywane są kluczowe informacje.

 

Morale pracownika firmy

Podczas awarii danych i braku możliwości ich przywrócenia, pracownicy firmy mogą popaść w stagnację i niechęć do dalszej pracy. Morale podupadnie gdyż to na co tak ciężko pracowali zostało wymazane w ciągu kilku chwil. Dodatkowo będą oni obłożeni skargami klientów firmy, którą będą musieli usprawiedliwiać. Co innego jeśli będzie to przypadek losowy a co innego jeśli przedsiębiorca chcąc zaoszczędzić trochę grosza, świadomie nie wykonywał kopii zapasowych danych.

 

Reputacja „na mieście”

Należy zaznaczyć, ze w przypadku utraty cennych danych nasza konkurencja będzie próbowała oczernić naszą firmę (markę) w oczach klientów i przejąć ich dla siebie. Nikt nie zaufa firmie, która nie dba o dane klientów a szczególnie o swoje.

Dodatkowo należy pamiętać, że obowiązuje RODO i zmusza nas, w przypadku wielu kategorii incydentów bezpieczeństwa, do powiadomienia odpowiednich organów nadzorczych oraz klientów firmy. Na pewno większość firm będzie postępować dość ślamazarnie próbując zyskać na czasie i ukryć wpadkę. Ale to błędna droga i może przysporzyć nam więcej kłopotów.

 

Admin, budżet, sprzęt

Warto zaznaczyć, że pracownicy nie powinni samodzielnie wykonywać kopii zapasowych. Mogą tworzyć kopie poszczególnych plików i katalogów ale wykonywanie pełnego obrazu dysku czy systemu, może okazać się dla nich za trudne. Cały proces tworzenia kopii zapasowej nie polega tylko na zgraniu danych. Należy sprawdzić ich poprawność, cykliczne odtwarzać zasoby backupu aby sprawdzić czy są poprawnie tworzone, unikać zainfekowania i chronić dane przed nieautoryzowanym ich zniszczeniem czy kradzieżą. Bez specjalistycznej wiedzy zadanie tworzenia kopii danych może być dość męczącym wyzwaniem.

To samo dotyczy sprzętu, który pracownicy przynoszą ze sobą. Mogą się oni posiłkować własnymi podzespołami jednak należy pamiętać, że przy bardziej rygorystycznej polityce bezpieczeństwa, podłączanie nowych wymiennych napędów może nie być możliwe i może być odczytywane jako naruszenie bezpieczeństwa.

Warto zainwestować w oprogramowanie i osobny serwer plików na backup.

 

Czas to pieniądz

Pamiętaj, że utrata danych przechowywanych tylko na jednym komputerze może oznaczać przestoje i dodatkowe koszty poniesione na naprawę awarii. Dotyczy to np. firm programistycznych gdzie dzienne wytworzenie kodu kosztuje dużo czasu i pieniędzy. Instytucje, które przetwarzają dużo danych wrażliwych i nie mają centralnego systemu, który ma za zadanie tworzenie całościowego backupu, mogą paść ofiarą utraty danych, których odtworzenie może w ogóle nie być możliwe lub zajmie kilka dni.

A więc robienie kopii zapasowych to, wbrew pozorom, oszczędność czasu i pieniędzy.

 

A więc rób kopie

Powyższe punkty nie są pełną listą powodów dlaczego powinno się tworzyć kopie zapasowe danych. Poszczególne przedsiębiorstwa mają tak różną specyfikę, że konieczna jest dedykowana analiza potrzeb dla każdej z osobna aby odpowiednio dostosować system tworzenia i przechowywania kopii zapasowych.